Lições da FlyLady: Controle do CHAOS na Mesa (Trabalho)

Queridas Amigas,

Muitas de vocês são SHE Payroll, vivendo uma vida dupla, vocês sabem quem são! Vocês são as SHE que parecem que nasceram organizadas no trabalho e em casa vivem com a tralha e o CHAOS, com vergonha de receber visitas e elas descobrirem o seu pequeno segredo sombrio. Essa forma de viver não faz bem a sua saúde, o stress te joga para baixo. É hora de deixar sua casa tão organizada quanto seu trabalho.

Muitas SHEs tem vários talentos e mesmo assim suas casas são uma bagunça. Algumas fazem um rali durante o período de festas, outras cuidam bem do trabalho, outras conseguem dar conta da lavanderia e da comida sem problemas. Eu sempre tive a habilidade de manter minhas contas em equilíbrio  eu gosto muito de fazer isso! LOL.

Nós estamos te ensinando a lidar com sua casa, mas e se você for bagunçada e caótica no trabalho também? Você sabia que esse sistema pode ser aplicado ao seu local de trabalho? Eu sei que você está ansiosa para saber como fazer isso.

Em casa você fica em dia com sua rotina matinal, no trabalho você precisa ter sua rotina matinal também  Dê o nome que quiser, mas também mudará a sua vida. Escreva uma pequena rotina em um pedaço de papel e coloque em uma pasta para proteger (pode ser só um plástico). Coloque uma rotina para o final do dia no verso da folha.

Então, como você começará seu dia? Vamos torcer para que você tenha começado com sua rotina para o final do dia no dia anterior.

Não deixe para começar dois minutos depois que passar pela porta.

Rotina para o final do dia:

1. Limpe sua mesa e organize suas gavetas

2. Comece a lista das coisas a fazer para o dia seguinte

3. Faça uma lista das ligações a serem feitas

4. Desligue o computador e outros aparelhos (maquina de café, geladeira, etc)

5. Arrume suas coisas para ir para casa: Marmita, pastas, sapatos, etc

6. Verifique sua pilha de papeis e seus projetos, coloque-os em ordem de prioridade para a manhã seguinte

7. Apague as luzes

8. Deixe sua mesa bem arrumadinha para te dar as boas vindas na manhã seguinte. Isso é a sua "pia brilhando". Olhe para seu escritório e sorria.

Assim, quando você chegar de manha, ficará muito feliz por não ter uma mesa bagunçada.

Rotina Matinal para o Trabalho:

1. No caminho para o trabalho, comece a sua transição para o "modo trabalho". Pense sobre o seu dia e visualize a sua lista completa de coisas a fazer. Pegue uma flor do seu jardim para colocar em sua mesa.

2. Então o que fazer assim que chegar? Pegar café ou água para sua mesa? Não fique a toa fofocando. Terá tempo para isso depois. Diga os seus "bom dia" e comece o seu dia não se distraindo.

3. Guarde o seu casaco ou suéter. Coloque seu almoço na geladeira.

4. Verifique suas reuniões do dia e pegue o que será necessário para cada uma delas.

5. Faça todas as ligações que precisa e os itens da sua lista de coisas a fazer.

6. Verifique seu Email. 

7. Se os seus projetos tomam o dia todo, verifique seus emails no inicio de cada hora.

8. Abra suas correspondências

9. Por volta de 10 horas faça uma pequena pausa para execícios de alongamento para suas pernas, mãos e braços. Se puder, saia um pouco do prédio para esticar as pernas e respirar um ar puro.

Você sabe qual a melhor ordem para fazer essas atividades, adeque essas rotinas ao seu dia dia, de acordo com seus supervisores. Se você for a chefe, foque nas prioridades para o dia.

Agora vamos pensar na sua mesa, seu escritório ou cubículo. É hora de dividi-lo em zonas:

Zona	Período	Cômodos
1	1º dia do Mês Até próximo domingo	Seus Arquivos
2	1ª Semana inteira	Tampo da Mesa, Pasta de Entrada e Saída
3	2ª Semana inteira	Gavetas da Esquerda
4	3ª Semana inteira	Gavetas da Direita
5	De segunda até o último dia do mês	Armários ou Prateleiras acima da sua cabeça

 Pode ser que essa divisão não funcione para o seu trabalho, mas já dau para entender como funciona. Adapte para a sua realidade e comece a dedicar 15 minutos por dia para a zona do dia. Mantenha tudo arrumado e numa boa ordem para o seu trabalho.

Às segundas pela manha, depois que acabar a sua rotina, analise o resto da sua semana e priorize os seus objetivos para a semana, depois comece a perseguir seus objetivos.

Terças: Almoce com uma amiga, dê uma flor a si mesma para enfeitar sua mesa, você merece. Divirta-se.

Quartas: Hoje é seu dia anti-procrastinação. Levante todos os trabalhos da semana que você tem evitado e finalize-os. Você sabe, aqueles que acabam no final da sua lista de afazeres todos os dias e você sempre posterga para o dia seguinte. Finalize pelo menos um deles. O peso e a culpa serão aliviados e você se sentirá menos estressada. Ainda às quartas feiras, envie uma nota de agradecimento a um colega de trabalho, tenha um bloquinho bonitinho na sua mesa só para isso.

Quintas: Verifique o estoque do seu escritório e levante o que precisa ser comprado ou o que precisa ser reabastecido da despensa, assim não precisará interromper seu trabalho para sair procurando. 

Às sextas abençoe o seu escritório  limpe as coisas para que você encontre um lugar agradavel e limpo na segunda feira. Gaste cerca de 10 minutos arrumando e 5 minutos planejando a próxima semana.

Agora você sabe como adaptar o sistema da Pam e da Peggy para o seu escritório  Isso só tomará alguns minutos e manterá a sua mesa e local de trabalho em ordem. Você consegue!

Mas eu te entendo, você tem problemas com coisas se acumulando na sua mesa durante todo dia. Quando o seu telefone toca você precisa parar tudo e ir apagar incêndios.  Eu sei como essa forma de trabalho faz com que você não consiga concluir o que estava fazendo e acaba te sobrecarregando. Os arquivos na sua mesa começam a ter vida própria  Então como lidar com esse problema? 

Ano passado eu dei algumas ideias para algumas companheiras:

Crie um formulário que você possa usar nessas ligações  Use uma folha em branco com questões básicas. Pinte as folhas de papel com sua cor favorita ou com uma cor chamativa,  para que você as encontre mais facilmente. 

Se você possui um arquivo para essa pessoa, arquive essa folha na frente do arquivo com um clips e coloque bem na sua frente. Não precisa colocá-lo em uma pilha, eu sei que isso é exatamente o que você quer fazer.

Sei que provavelmente você não pode colocar a ligação em espera para resolver a questão e nem fazer durante a ligação, então mesmo que demore cerca de 30 segundos após a ligação para resolver, faça e depois arquive a página dentro do arquivo para documentar seu trabalho.

Isso faz parte da politica do Faça Agora ou então do método: O jeito certo é o jeito fácil.

Assim você pode concluir algumas coisas antes de começar um novo projeto. Finalizar uma tarefa por vez, te ajudará a não se perder, o que costuma ser o problema de uma mesa bagunçada.

Essas são apenas algumas dicas que eu acho que podem te ajudar com seus problemas no trabalho, sei que não cobri todas as coisas que afetam sua carreira. Se você precisar de mais ajuda, leia o livro "The Nine Steps to Financial Freedom" da Suze Orman. Ela nos ensina que manter nossos escritórios e mesas organizados demonstra respeito pelo nosso dinheiro e que quando respeitamos o nosso dinheiro, conseguimos ganhar ainda mais dinheiro.  Ela tem vários depoimentos comprovando que isso funciona, nossas participantes podem atestar o mesmo sobre suas vidas. À medida que elas se livram das tralhas em suas mesas, elas acham dinheiro, joias e outros itens de valor. Todas aprimoraram seus negócios pois renovaram o respeito por si mesmas e pelo dinheiro delas. 

Se você não acredita em mim, faça assim: tente e prove a Suze e a mim que estamos erradas.

Você está pronta para voar no trabalho?